お役所に行くのって、少し気が重いですよね！建物に入ると沢山の課に分かれていて、自分はどの窓口に行って・どんな手続きをしたらいいのかがよく分かりません。
窓口で”印鑑が必要”とか”委任状が必要”とかと言われて手続きを保留にされることもあり、
「誰か手続きをわかりやすくまとめてよ！」
と言いたくなります。
特に所得証明書は、私にとっては何度申請しても苦手意識のある書類です。私は親や親戚に頼まれて所得証明書を発行しに行くこともあるのですが、いつも子供連れで所得証明書を発行しに行っているので、うっかりミスで足りないものがあって”所得証明書が発行できない”と役所の方に言われるとがっくり来ます。
「また役所に来なきゃ～！」
とならないように、今度こそスマートな流れで・子供が騒ぎ始める前に所得証明書を発行するために、発行に必要なものや手順をまとめました。
- 所得証明書を発行するときに、役所に持っていくもの。
- どの場所で・どんな流れで所得証明書を取得することができるか。
- 所得証明書を発行する窓口の具体例
役所に行く前に、チェックして頂けると幸いです！早速、所得証明書を発行するするために必要な物から見ていきましょう！
所得証明書を発行するために必要な物は？
所得証明書を発行するために必要な物は3つです！
- 身分証明書(窓口に行く人の運転免許証、パスポートなど)
- お金(手数料)
- 委任状(本人以外が申請する場合で、本人と窓口に行く人の住民票の住所が違うとき)
私は意外にお金を忘れます。普段カード中心の生活なので、窓口で
「ハッ!全然お金持っていない!!!」
となったことが過去に何度も…。
必要物を忘れて行って、”後日改めて申請”ということにならないように、1つずつ確認してみたいと思います!
身分証明書について
注意するのが、窓口に行く人の身分証明書だということ!初めて所得証明書が必要になった時、私は誰の身分証明書が必要かわからず、夫の免許証をコピーして持って行ったこともありました。
- 『顔写真』がついているものなら、1つでOKです。
- 顔写真つきの証明書を持っていない場合は、公的証明書が2つ必要です。
例えば年金手帳、健康保険証、社員証、学生証などです。
お金について
所得証明書を発行するための手数料です。300円の自治体が多いようです。
委任状について
誰かの代理で所得証明書をとりに行く時に必要です。例外として、申請する本人と窓口に行く人の住民票の住所が同じであれば必要ありません。
委任状は各自治体のホームページからひな形を印刷することもできますが、必要事項全てが記入されていれば、便せんなどに書いて提出してもOKです。
委任状の注意点
- 基本的には申請する本人が記入します。
- 申請する本人が記入できない場合は誰かが代理で書いても構いません。その場合は、申請する本人の印鑑の押印が必要です。
- 委任状の有効期限は作成日から3ヶ月以内です。
委任状に記載しなければいけないこと
- 代理人の住所・氏名
- 代理人に「権限を委任します」という文章。
例えば「代理人に、所得証明書の請求に関する権限を委任します。」 - 委任事項（「所得証明書の請求」）など
- 申請する本人の住所・氏名・生年月日・電話番号
- 委任状を作成した日付
以前は印鑑が必要だった気がします。しかもシャチハタはダメだったような…。
いくつかの自治体に電話で確認してみました。どの自治体も印鑑は必要ないとのことでした。でも、不安だし何回も区役所に行きたくない私は、念のためいつも自分と申請者本人の認印を持ち歩いています。
次に、発行の流れをご紹介します!マイナンバー制度ができてから、色々な方法で所得証明書の発行が受けられるようになりました。ご自分に合った方法をご確認いただければと思います。
所得証明書 ～発行の流れを分かりやすく解説！～
どこに行けば、発行を受けることができるの？
- 自治体の窓口(市役所・区役所・出張所・支所など)
- 郵送
- コンビニ
どうしても窓口に行けない場合にも発行を受ける方法があるのは助かりますね。この場合は、事前にお住まいの自治体に電話で確認することをおすすめします。理由は2つです。
- 郵送やコンビニでの発行の方法は自治体によって違います。
- コンビニ発行ができない自治体もあります。
「必要な物をそろえて、窓口に行こう！」
ところが役所に行くと、
「窓口がありすぎてどこに行けばいいのかわからない!」
ということってありますよね。
窓口で発行を受ける時の流れをご紹介してみたいと思います!
発行窓口の場所は？書類を書くまでの流れは？
役所の入り口にある、受付の方に聞くのが一番です!
「所得証明書をとりに来たのですが、窓口はどこですか？」
私の住んでいる自治体の受付には、案内をする役目のスタッフさんが常駐してくれています。窓口の案内や、書類の書き方もおしえてくれます。これはありがたいサービスだといつも感じています。
書類を書くまでの流れは、このようになっています。例えば東京都杉並区の場合は、受付窓口は「課税課区民係」だそうです。
↓
申請書類を出してくれます。
↓
書類に記入します。
所得証明書の申請書類には、「何年度分の証明が必要か？」「何に使用するのか？」など、記入事項が沢山あってとてもわかりにくいです。窓口の方に聞きながら記入するのがおすすめです。
混んでいる窓口に行かれる方は、先に整理券を取るのもお忘れなく!自治体の窓口も結構長く待たされることがあるものですよね。
申請書類の記入途中に番号を呼ばれたら、とりあえず窓口に行ってその場で記入してもOKです。(私がおばちゃんだから平気なのかな…。いや、大丈夫です！)
発行申請用の書類を記載したあとは？
↓
身分証明書の提示を求められるので、提示します。
↓
「発行しますので少々お待ちください。」となります。発行するまで少し時間がかかります。
↓
一旦窓口を離れて、呼ばれるまで待ちます。
↓
証明書が発行され、呼ばれます。
↓
手数料をお支払いします。
これで無事に所得証明書を受け取ることができました。
よくある質問をご紹介します。
Q1. 窓口の受付時間帯は？
A1. 午前8時半から午後5時くらいまでが多いようです。自治体によっても違うようなので、不安な場合は電話等で確認することをおすすめします!
役所から離れた場所で仕事をしているなど、窓口が開いている時間帯に行くことができない方もいらっしゃると思います。郵送やコンビニで発行を受ける場合は、ぜひ先ほどお話しした方法をご確認下さい!
Q2. 所得証明書の有効期限は？発行すべき時期は？
A3.有効期限は3ヶ月以内です。所得証明書以外の公的書類も同様です。
所得証明書が必要になった時は、”なるべく早く発行を受けて・なるべく早く提出する”ことをおすすめします!お相手や使用用途によっては、3ヶ月以上経過した所得証明書でも構わないという場合もあると思います。
ここまでのお話しで、何度か「お住まいの自治体に確認することをおすすめします。」とお話ししました。最後に実際に自治体によって違いがあるという例をご紹介します!
代表的な地域の具体例
東京都杉並区の場合
発行場所：
課税課区民税係、区民課区民係または区民事務所
受付時間帯：
午前8時30分～午後5時まで（区民課区民係）
午前8時30分～午後5時まで（区民事務所）
手数料：300円
問い合わせ番号：
03-3312-2111
愛知県名古屋市の場合
発行場所：
市税事務所・出張所、区役所・支所の税務窓口
受付時間帯：
午前8時45分～午後5時15分まで
手数料：300円
問い合わせ番号：
052-959-3300（栄市税事務所管理課）
052-588-8000（ささしま市税事務所管理課）
所得証明書が必要になった時に不安なことがある場合は、ご自身のお住いの自治体を確認してみて下さいね。事前の確認が、手間を省く一番の方法だと思います。
特にお子様と一緒に行動される方などは、役所での手続きはなるべく早く・少なくすませたいですよね。すごくわかります!
まとめ
大人になると、所得証明書のような公的証明書が必要になる機会が結構ありますよね!一年の間に公的書類を何回申請しに役所に行っただろう？と数えると、結構な回数です。
そんな時は今回の記事を参考にしていただけると幸いです。
我が家は常に3人の子供と一緒に役所に出向いています。家を出る準備から始まって、特に楽しいこともない場所に子供を連れて行き、時間を過ごすのは大変です!
いつの日か、こんな手間がなくなることを願う今日この頃です。例えばスマホにデータで送ってくれるとか、自動発行ロボットが家まで持って来てくれるとか…。
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