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レポートをホッチキスで止めたい!正しい位置, 向き, 回数は?

   



先日、配られた書類をホッチキスで留めようとした時のことです。

普通はで留めるんだっけ?待てよ、だった気もする……。

いつまでも迷っているわけにもいかないので周りを見渡すと、同じように「右!?左!?」と聞いている人や、保留にする人がチラホラ。迷わずホッチキスを使っている人も、右だったり左だったり…と、どれが正しいか見極められない状況でした。


そういえば学生時代にも、レポートの綴じ方で悩んで検索してた気がするなぁ。

なんて懐かしくなったので、
今回は「レポートをホッチキスで留めたい!正しい位置、向き、回数は?
というテーマでまとめることにしました。

  • 横書きのレポートを綴じるのは右上?左上?
  • ホッチキスの向きは横一文字?それとも斜め?
という基本の手順を最初にご紹介しますが、その後は
  • 横向きと縦向きの用紙が混在しているんですけど…
  • 分厚いレポートだから、手持ちのホッチキスでは留められないんですけど…
  • ホチキスを持っていない!!今すぐ提出したいのに…
という困った場面での解決方法も、じっくり丁寧に解説しちゃいます☆

大学でのレポート提出や会社での会議の資料作成という場面ではもちろんですが、主婦の私にだって書類整理や資料作成という作業は生活の中で意外と多かったりします。

最近はペーパーレスが推奨されているためデジタルで確認することに慣れてきましたが、その分、印刷物を扱う時に細かいことが分からなくなってしまったりしませんか?

きちんと綴じられているくらいで”仕事ができる人”に見られるわけではありませんが、せめてこれくらいは慌てずスマートにこなしたい作業ですよね。あたふたせずに「普通はこっち側で留めるんだよ」ってアドバイスできたらカッコイイかも!?

というわけで早速、留め方の基本から見ていきましょう!

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レポートをホッチキスで留めたい!正式な留め方ってあるの?

”正式な止め方”と言っても、これを守っている企業や学校は意外と少ないです。と言うのも、世間一般での”正式”よりも、利便性を優先して通例になっている”学校や職場独自のルール”の方が優先されているんですね。

なので学校や職場の独自ルールで決まりがあるのであれば、それを優先するべきです。

私も学生時代に、教授から「私は右手でめくりやすいように右上で留めてほしい」と言われれば右上、別の准教授が「私は書き込みながら読むので左上で統一しています」と言われれば左上で留めていました。

こういう”自分のルール”を提示してもらえれば従えばいいだけですが、特に何を言われない場合もあります。

そんな時に迷わなくて済むよう、今回は正式な留め方をご紹介しますね。

レポートをホッチキスで止める正しい位置や向き、回数は?

  • 横書き⇒用紙の左上の角に「/」の向きで留める
  • 縦書き⇒用紙の右上の角に「\」の向きで留める
※「文章を書き進める上で、一番最初の文字がある方向で留める」と覚えよう!

横書き・縦書き
レポートを読む時、右手には筆記用具を持つことが多いのではないでしょうか。左手でレポートをめくり、右手で間違いを直したり評価をしたりと何かを書き込む要領です。

この時、左上で留めていると作業がしやすくなりますよね。

またホチキスを留める”向き”まで指定しているのにも理由があります。例えば横書きのレポートを左上で留める時に「-」や「\」の向きで綴じると破れることがあるから、破れにくい方向にしておくわけです。

ちなみに大学でレポートを提出する際、3~4枚程度のレポートならば一ヶ所を留めるだけでで十分ですが、10枚以上の分厚いレポートでなら二ヶ所で留めることもあります。本のように開ける形になるよう縦に二ヶ所、ある程度間隔を開けて「|」の向きでホッチキスで留めます。昔懐かしい”遠足のしおり”は二ヶ所留めが多かったですよね。あんな感じです。

この二ヶ所留めですが、ISO(国際規格)のISO5966という項目に科学技術レポートの様式というのが定義されていて、それに沿う形は左開きの長辺二点留めになるため、理系学部の方が論文を提出する際などは2点留めが主流かと思います。


針のいらないホッチキスはアリ?ナシ?

私の個人的な意見は「基本的にはナシ」です。

過去に事務員として働いていた経験から申し上げますと、後々バラす可能性のある資料や、保存する可能性のない資料といった軽い扱いのものならばアリです。すぐにシュレッダーにかけられるような資料も、いちいち針を外す必要がなくて便利でしょう。

ですが、正式な書類ではオススメしません。

なぜかというと、針なしホッチキスは紙が外れやすいんです。外れた時に紙に大き目の穴が空いてしまったり、外れた書類を紛失してしまったりする恐れがあります。紛失されたら困るような重要書類は針なしホッチキスやクリップよりも、針できちんと留めるホッチキスを使用するのが確実だと思います。

さらに大学のレポートに至っては「絶対にナシ」です。

大学では何百人分ものレポートを回収しますよね。大量のレポートをまとめて扱う中で、針なしで留めたレポートがバラバラになって途中の一枚が抜け落ちてしまうかもしれません。またレポート回収ボックスに乱雑に詰め込まれると、針なしホッチキスで留められたレポートは強度が低いのでバラバラになりやすいです。

こういったことから、大学のレポートでは針なしホッチキスは使わない方が無難でしょう。

これも会社の上司や大学の先生によって意見は異なるでしょうから、そちらに従った方が賢明ですけどね。

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レポート提出の「困った」を解決!【ホッチキスの留め方応用編】

縦と横が混在しているレポートの場合

1.用紙の向きが縦長と横長で混在している

例えば「用紙の向きが縦長か横長か」という違いならば、綴じ位置は用紙に書いてある文章が縦書きか横書きかに合わせればいいと思います。

縦長の用紙と横長に印刷された用紙を一緒に綴じる場合は、文字の向きを揃えるか用紙の向きを揃えるかの二通りあります。

私は以前に営業事務を担当していたことがありますが、会議の資料などでは文字の向きを揃えることを優先し、左上で留めることが多いですね。何枚もの資料をプレゼン内容に合わせて見ていく時に、上下の向きが揃っている方が視線を行き来させやすくて見やすいんです。

文字の向きを揃える方向で用紙を整え、ホッチキスで留めたあとに横長の用紙を折り畳めば、縦長の用紙の幅に収まるので扱いやすくなります。

また業務内で使う資料であればファイリングをすることも多いと思いますので、ファイリングしやすい位置で留めるという感覚でもいいですね。


大学で提出するレポートや論文などは、用紙を同じ縦長の向きで置いた状態で揃えることが多いでしょう。折り畳んで提出すると場所によって厚みが異なり、何百枚もの用紙を重ねて保管しづらくなってしまうからです。

この場合は縦長の向きで用紙を置いて左上の角でホッチキスを留めればOK!この時に横長の向きのページは左を頭にして揃えておけば、ホッチキスで留める位置が右上になります。「縦書きの場合は右上」という原則に沿った位置ですね。

2.文章自体の縦書き・横書きが混在している

日本文と英文が交互に出てくるなど、文章自体が縦書きと横書きの両方になっている場合は、主になっている方の書き方を優先してくださいね。書き出しの文章が主となることが多いと思います。

ホッチキスではうまく留められない!分厚いレポートの場合


枚数が多く分厚くなった書類には、通常は大型ホッチキスを使います。会社では総務部が1つくらい大型のものを保管していることも多いかと思いますが、個人で所有する人はなかなかいませんよね。

大学のレポートでは枚数が多くて通常のホッチキスで留まらないことが、たま~にあります。

そんな時、大学からレポート提出の際に「ホッチキスで留める」という指示があったからと言って、必ずしも全ページを1つのホッチキス針で留める必要はありませんので安心してくださいね。

例えば100枚もあるレポートなら、章ごと、もしくは自分のホッチキスで留められる程度の枚数で区切って表紙をつけて番号を振っておき、それぞれホッチキスで留めます。章立てするほどではない場合でも、レポートのページ番号以外に並び順を番号で振っておくと親切です。最後に全部をダブルクリップでまとめれば、手持ちのホッチキスだけで対応できますよね。


「少々厚みがある程度だからクリップは使いたくないけど、ホッチキスでは留めにくい」という場合なら、こんな方法もあります。

厚みがある時のホッチキス留めのやり方

  1. 消しゴム(包紙なしの状態)を用意
  2. 消しゴムを敷いておいてホッチキスを開いたまま縦に押し込み、紙にホッチキスの針が「コ」の状態のまま刺さっている状態
  3. 消しゴムから抜いて、硬いのもの(はさみの柄など)で針をつぶすようにして曲げる
消しゴムに穴が開くのが嫌な場合は、スーパーなどで入手できる発泡スチロールトレイ(少しクッション性があって薄いもの)を3cm角に切り、消しゴムと同じ方法で下に敷くとやりやすいですよ。

ホッチキスが無いとき・忘れたときは、こうすべし!

今すぐ提出しなくてはならない資料があるのに、ホッチキスが手元にない!とか、出先でホッチキスの針が切れた…という時に使えるライフハックがあります。

手元にホッチキスはなくても、携帯用のハサミはありませんか?最近はスリムタイプでペンケースに入れやすいハサミも多いので、ホッチキスよりも持ち歩いている方は多いと思いますので、そちらを使った方法をご紹介しますね。

やり方はシンプルです。

一ヶ所切れ込み型の手順

  1. 本来ホッチキスで留める所の、紙の角から3cmほどを折る
  2. ハサミで切り込みを入れる
  3. そこに差し込む
一ヶ所で切れ込み型
この他にも二ヶ所で切れ込みを入れるやり方もあります。

二ヶ所で切れ込み型


こんなやり方では提出先に失礼なんじゃ…という方は、製本ファイルダブルクリップなどが手元にないか探してみてくださいね。

取引先に提出する時などは、ハサミで切ってしまうよりもダブルクリップの方が印象が良いでしょう。コンビニでもダブルクリップを取り扱っている店舗は多いですよ。製本ファイルは見た目も良いので、丁寧な方法ですね。

クリップの重さで紙が曲がってしまうので、10枚程度の時はダブルクリップよりも製本ファイルが向いています。反対に分厚くなった時は、どちらでもお好みの方で構いません。製本ファイルには50枚収容など、収容枚数の多いタイプもありますよ。

またホッチキスを持っている場合でも、書類が通常のホッチキスでは留められないほど分厚くなった時には便利ですね。
 
 

ホッチキスの呼び方には注意!

RicohやSHARPなど、一部の自動ホッチキス機能を搭載したコピー機ではホッチキスのことを「ステープル」と表示することがあります。

そもそも「ホッチキス」とは、明治中期に伊藤喜商店(現株式会社イトーキ)がアメリカから初めて輸入したものが、E.H.ホッチキス社(E.H.Hotchkiss)の製品であり、これを「ホッチキス自動紙綴器」と名づけて販売したことが由来です。

一番最初の流通品がホッチキス社製だったから日本では「ホッチキス」という呼び方が広く浸透しているのですが、新聞用字用語集では「ホチキス」、JIS規格(日本工業規格)では「ステープラー」と、それぞれ異なった名称が定められています。

そして実は、表記についての正式な決まりはありません。

ちなみにホッチキスの芯は「ステープル」というU字型の釘に似ているところから「ステープラー」と定められています。この他にも「クチトリッチ」など、ホッチキスはさまざまな名称で親しまれているんですよ。

私自身も大学教授などで「ステープラー」という呼称を好む人を多く見かけましたし、色々な呼び名があるということも、この機会にぜひ覚えておいてくださいね。


まとめ

  • 横書き⇒用紙の左上の角に「/」の向きで留める
  • 縦書き⇒用紙の右上の角に「\」の向きで留める
  • 用紙の向きが縦と横で混在している場合は、文字の向き用紙の向きのどちらかで揃える
  • どちらに揃えるかは、作成資料の使用目的に合わせて判断する
  • 縦書きと横書きの双方があるなら、主になっている文章に合わせておく
  • 分厚いレポートは分割してホッチキス留めをした後、ダブルクリップで留めると良い
  • ホッチキスが無い時にはハサミで切り込みを入れ、針なしホッチキスの要領で綴じておく
  • ホッチキスを使わないなら、ダブルクリップや製本ファイルを利用した方が丁寧な方法といえる
まとめてしまうと、とてもスッキリと簡単なことに見えてきませんか?

そもそも書類を扱う時に小難しいルールがあったら、本来の目的である書類の内容に集中できませんよね。レポートでも会議資料でも、しっかりと内容に集中してもらわなくては意味がありません。

縦書きと横書きそれぞれで綴じ位置が違うのは、よりスムーズに読んでもらうため、そして内容に集中することで理解を深めてもらうために、自然と出来上がってきたルールなんですね。

自分の作成したレポートや資料がどう扱われるかを想像すれば、どんな状態にしておくのが親切かはわかると思います。

ただし上司の好みや先生の好みによってルールが指定されている場合や、会社の部署の中で自然と出来た業務内容に合わせたルールなどもあります。ですから一番確実なのは、提出する相手に好みを聞くことでしょう。

なかなか相手にそんな細かいところまで確認できないでしょうから、そういう時には通例に倣っておくわけです。

最近ではペーパーレスが進んでいて用紙で扱う機会が減ってきましたが、だからこそ、慣れない用紙の状態でも読み進めやすいようにまとめておく気遣いが大切なのではないでしょうか。

用紙がめくりづらくてイライラ…そんな中で読み進めたレポートは、評価が下がってしまうかもしれません。読み手のことを考えて、余計なマイナスポイントを作らないようにしておきたいですね。

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本記事は少しでもお役に立てたでしょうか? 明日はもっと改善できるように頑張ります。
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