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領収書の但し書き一覧!種類別に例を挙げて分かりやすく解説

      2017/10/14



領収書の “但し書き” は、経費の性質を知る大切な情報ですが、貰うときには あまり意識することのないものです。

但し書きで一般的なのは、
『御品代』
というものですが、
一見オールマイティなこの但し書き、実は情報量が少ないため、会計処理の際に適切な勘定科目に振り分けられず、悩まされてしまうことがあります。


科目の仕分けは、交際費や会議費などのように、目的によって変わるものがあります。

具体的に記入してもらい、目的を把握することが大切で、これは、“税務上の費用” に計上できるものを仕訳けるのに有効です。

節税もにつながりますよ!

さらに、経費の性質をきちんと把握できることは、経営上もプラスですね!

難しい理屈はわからなくても大丈夫!

何を 何のために 購入した
ということが重要なのです。

『領収書の但し書き』と、どんな支出がどのように振り分けられるのか、『領収書に活用されるおもな勘定科目』についてを整理しましたので、是非参考にしてください。

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領収書の但し書き一覧!種類別に例を挙げて解説

 

社内で使うものを購入した時

領収書の但し書きが具体的であれば、経理上の勘定科目の仕訳け の際に役立ちます。

勘定科目とは、金額を記入する際に使う項目のことです。

家計簿でいうと、食べ物は食費、電気代やガス代は光熱費、などと記入しますよね!

さて、社内で使うものとして購入するものも様々です。

 
消耗品 ・事務用品(ノート、ペン、用紙類など)
・日用品(ゴミ袋、トイレットペーパーなど)
・名刺の代金
新聞図書費 ・新聞や書籍
通信費 ・切手  ※郵便料金のため
広告宣伝費 ・ダイレクトメール
租税公課 ・印紙
 

という勘定科目になります。

書籍は、会議資料などの場合会議費
お客様へのサービスで常備している場合は消耗品として捉えることもできます。

領収書に、『御品代』ではなく、
文具代、新聞代、書籍代、切手代、印紙代というように、具体的であれば、仕訳けがしやすいことがお分かりいただけると思います。

家計簿をつけていても、後でレシートを見て、
『これ、何に使ったのかしら?』
と思うことがあり困りますよね?

特に、書籍や切手などは、用途、用向きなども合わせてメモしておくと良いでしょう。

迷った場合はこうしよう!

複数購入した場合は、全部を記載してもらうわけにはいきません。

そのような場合は、代表格の品物+他とします。
例.100均ショップで文具やゴミ袋を買った
→  文具 他
文具もゴミ袋も消耗品です。このような但し書きで大丈夫です。例.本屋で本と文具を買った
→ 書籍 他
本屋さんで “本よりも文具をたくさん買う” ということは不自然ですし、考えにくいですよね!(しかも経費も余計にかかります!)
ですから、この但し書きで大丈夫です。
しかし、どちらの品物も同じような割合で購入した場合や金額が大きい場合は、領収書を分けて貰いましょう。

※経費として金額は同じですし、あまり神経質になるのは実質的ではないのですが、経費の内容や性質の把握、という観点からおすすめします。

社外で支払った場合

社外での支出には、どのようなものがあるでしょうか?

想定出来る社外での支出

  • 研修やセミナーへの参加費
  • 社員の慰労の食事会
  • ミーティングの際の飲食
  • 取引先との食事会
  • 打ち合わせの際の飲食代
などでしょうか。

 

研修やセミナーへの参加費は、研修費になります。
その際にかかった交通費も、領収書を発行するなどして、わかるようにしておきます。

社員の慰労会は、福利厚生費になります。
会議やミーティングの際の飲食なら、会議費とすることもできます。
取引先との食事代は、接待になりますから、交際費になります。
ただし、打ち合わせなどの際の飲食代は、会議費とすることができます。(これは、会議や打ち合わせなどに伴うものであれば、会議費とすることができる、という意味でもあります)

※飲食、食事に関わる出費は、目的、用向きを必ずメモしておきましょう。

【重要】交際費と会議費

飲食に関わる費用は、目的によって科目が変わります。
そして、交際費と、会議費では、税務上の扱いに違いがあるのです。


交際費は、会計上は費用なのですが、税務上の費用ではなく(損金不算入といいます)、対して会議費は税務上も費用として計上できます。(すなわち、節税になります)
  • 会議費は、1人 上限5000円と定まっています。
    領収書の但し書きは、『食事代○名分として』と記入してもらいましよう。
  • 領収書にお店の所在地が入っていることも条件です。
    領収書を貰ったら確認しましょう。
普段から、領収書に《飲食の目的と人数を記入したメモ》を添付しておくと 後に大変有効ですから、社内の習慣とすることをおすすめします。

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取引先との関係による支払い

お得意様や取引先と円滑な関係を保つための支払いは意外とあるものです。

想定出来る取引先との関係による支払い

  • お中元
  • お歳暮
  • 祝事(開店など)
  • 冠婚葬祭
これらは仕事上の関係による支払いで、

交際費となります。
領収書の但し書きは、お中元やお歳暮はギフト代で良いでしょう。
開店祝いでお花を贈ったらお花代、
贈答品なら品名です。

この場合も、領収書と共に お祝い事の詳細 が分かるよう、案内状やお知らせの書状と合わせて保管しておくのがベストです。

香典など、領収書がないときも、挨拶状や、詳細を記入したメモを添付して、後で分かるようにしておきましょう。

【参考資料】よく使う勘定科目

 
会議費 ・会議の会場使用料
・会議の準備備品
・お茶菓子代(飲食代 1人あたり5000円まで)
交際費 ・お中元、お歳暮
・お土産代
・仕事上の冠婚葬祭費
・ご祝儀
・贈答品
・接待費
広告宣伝費 ・広告費
・販売促進費
・ダイレクトメール
通信費 ・電話代
・郵便料金
・インターネット、プロバイダー代
福利厚生費 ・社員旅行
・歓送迎会
・レクリエーション
・慶弔費
新聞図書費 ・新聞代
・書籍代
研修費 ・セミナー参加費
交通費 ・電車、バス、タクシーなど交通費
・ETCの料金
・駐車料金
・出張宿泊費
 
ガソリン代については、車両費で管理するか、交通費で管理するか、業種に応じた対応を決めておくのが良いようです。

【例】

  • 沢山の車両を持ち、配達などが仕事に含まれる業種
    → 車両費でガソリン代として管理
  • 出張の多い業種
    → 旅費交通費で出張費として管理する
という具合です。

経理の仕訳けは、会社ごとに違う部分もあります。

日商簿記検定3級 ワンポイント講座 「勘定科目の種類」


まとめ

領収書の但し書きは、領収書を発行するお店側が、何の代金か を記入するものです。


実際は 経理上の科目はあまり意識しなくて良いのですが、勘定科目の仕訳の知識が少しあるだけで、領収書を貰うときのポイントを押さえることができますし、領収書の不備で書き直して貰うなどの二度手間を防ぐこともできます。
そして重要なのは、
何を何のために 購入したのかをメモする習慣をつけることです。
あとから会計処理する場合や、税務署の調査の際に、そのようなメモは、大変有効なものとなりますから、是非、会社全体で心がけましょう。

領収書の扱い方は、その会社の経理を表しているといっても過言ではありませんから…。

あなた様の益々のご発展を心よりお祈りしております。
最後までお読みくださり、ありがとうございました。

 

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